Detta kapitel ur ”Så blir du en bättre journalist (och gladare)” publicerades i senaste numret av grävande journalisters tidskrift SCOOP. Nedan följer artikeln. Du kan börja prenumerera på SCOOP via den här länken.
Om du är nöjd med hur ditt skrivbord ser ut, kan du hoppa till nästa artikel.
Om du har ett stökigt skrivbord, men genast hittar alla papper du vill, kan du hoppa till nästa
artikel.
Om du inbillar dig att det är ett mått på konstnärlighet och kreativitet att ha ett stökigt
skrivbord och att du skulle förvandlas till en anal tråkmåns av att äntligen hitta bland dina
papper och slippa ligga efter med svar på e-post som du inte ens minns att du har fått,
varsågod och hoppa till nästa artikel.
Mina år som coach har lärt mig att om det inte finns en vilja till förändring är det meningslöst
att försöka hjälpa. Det här kapitlet är alltså till för dig som har insett att du skulle må bättre
om ditt skrivbord var mer organiserat; om din inkorg inte var så full att du blir gråtfärdig när
du öppnar den. Jag använder begreppet skrivbord i dubbel bemärkelse – både ditt skrivbord
på datorn och det skrivbord du sitter vid.
Du som har jobbat som journalist några år vet hur mycket tid som går förlorad om du inte
hittar adressen eller telefonnumret till den person du intervjuade för ett år sedan och vill
intervjua igen. Du ringer dig igenom samma kedja som du gjorde förra året och är arg på dig
själv över att du inte fått snurr på adressboken eller arkivet.
Det förekommer myter kring ordning och en av dem är att stökighet tyder på kreativitet. Gå
runt på din arbetsplats och titta själv. Det enda som är säkert vad gäller stökiga människor är
att de är just – stökiga. En annan myt är att stökigheten är medfödd och obotlig: antingen är
du en stökig människa eller inte.
Det första steget till ditt nya, rena skrivbord är att konstatera att dessa myter saknar
vetenskaplig grund och att det inte finns några som helst belägg som strider mot att städning
är en fråga om övning. Det är istället kreativt att lista ut ett sätt att hålla ordning på sina
papper.
Gör så här: Om du har haft ett stökigt skrivbord har du antagligen – med något års eller några
månaders mellanrum – rensat ut. Det tog gissningsvis lång tid och du lyckades inte riktigt
bli färdig. Kanske började du med att skaffa nya pärmar och några tidskriftssamlare. Kanske
skapade du några nya mappar i datorn. Det hjälpte antagligen inte. Efter några veckor såg det
likadant ut igen.
Arbetsmetodiken för att skapa ordning är istället att behovspröva din vardag – för det är
vardagen som styr om du lyckas hålla ordning eller inte.
För dig som vill fördjupa dig i konsten att hålla ordning finns flera bra böcker och
webbplatser. Rekommenderad fördjupning kommer i slutet av den här artikeln, men jag vill
redan här nämna min favorit –”Organizing from the Inside Out” – den boken botade mig
från mitt beteende som skrivbordshamster och gjorde mig till mannen med det blankaste
skrivbordet i korridoren. Det är tankarna från den boken som ligger till grund för det här
kapitlet.
Tillbaka till ditt skrivbord. Nu ska vi utifrån din vardag skapa din personliga struktur.
1. Kategorisera det som kommer in. Ta varje papper som finns på ditt skrivbord och bestäm
en kategori för pappret. Och du får inte skapa en kategori som heter ”övrigt”. Skriv upp vad
kategorin heter på en post-it-lapp som du lägger på golvet ihop med pappret.
Nu kommer du antagligen att märka att du har sparat en del referensmaterial på skrivbordet.
Vad gör du till exempel av ett utskick eller en utredning som du tänker att du borde göra
reportage om? Antingen placerar du den i en hög märkt ”idéer till kommande reportage” eller
så märker du den ”researcharkiv”.
Du kommer också att märka att du hittar saker som du egentligen borde göra något åt. Gör
inte det! Nu är det dags att kategorisera, inte sitta och småläsa saker som du borde ha åtgärdat
för länge sedan. Hur går det?
Förhoppningsvis sitter du nu på ditt kontor med ett dussin eller fler högar märkta med vad de
innehåller.
Nu är ögonblicket att börja fundera över förvaring. Vad behöver du inom synhåll och vad kan
du gömma bort i bokhyllan vid väggen? Vad har legat på ditt skrivbord i ett halvår, fast du
lika gärna kunde kastat det?
2. Skilj på pågående och avslutade processer. Avslutade processer kan förvaras – du kan
stoppa dem i bokhyllan eller i arkivet. Pågående processer kan du behöva ha nära till hands –
kanske i form av mappar på eller intill skrivbordet.
3. Sluta använda ditt skrivbord som en gigantisk kom-i-håg-lista. För in de saker du behöver
få gjort i en riktig lista. Ännu bättre: för in dem i din almanacka på de datum du ska göra
dem. Har du din almanacka i telefonen eller i annat digitalt format kan du också lägga in
påminnelser. När du hädanefter stoppar undan en uppgift så att den hamnar utom synhåll
behöver du se till att den hamnar antingen i din kom-ihåg-lista eller i din almanacka.
4. Nu när har du en uppfattning om vilket utrymme du behöver, kan du med gott samvete
skaffa pärmar (som du förstås märker upp), eller mappar, anpassade till dina åtaganden.
Grattis – du har nu en fungerande struktur (som du naturligtvis utvärderar regelbundet) och
din största utmaning är att se till att du arkiverar de avslutade processerna och uppdaterar din
lista med saker du ska göra.
Här kommer ett bonustips. Om det finns en hög med saker du borde göra något åt
kan du sortera in dem i följande kategorier ”Åtgärdstid en minut”, ”Åtgärdstid fem
minuter”, ”Åtgärdstid en timme”. Om du har tidskriftssamlare med uppgifterna uppdelade på
det sättet, och du får fem minuter över, vet du vilken pärm du ska hitta din uppgift i.
Jag föreslår att du, när du har städat ditt skrivbord, startar ditt nya liv med att tömma
pärmen ”Åtgärdstid en minut”. Och sedan, när ditt nya, organiserade liv har börjat, föreslår
jag att du inte skjuter upp enminutare om det inte är verklig deadline-kris med något annat.
På samma sätt som du nu organiserat ditt fysiska skrivbord kan du nu ta itu med ditt virtuella.
Sortera mejlen (eller dokumenten du har) i olika kategorier. Ärenden för du in i almanackan
istället för att använda din mejlbox som att-göra-lista eller kom-ihåg-lista. Texter eller
information du behöver spara kan du antingen skriva ut eller spara i särskilda mappar på
datorn. Om du har tusen mejl i din mejlbox kan du pröva något radikalt – samla alla mejlen
som är äldre än tre månader och släng dem eller flytta dem till en särskild mapp. Om det
verkligen var viktigt kommer den som mejlade dig höra av sig igen.
Om det sista du gör varje dag är att sortera och städa ditt skrivbord och sortera din mejlbox,
kommer du varje morgon till ett fräscht och rent skrivbord och kan fokusera på det du ska
göra idag.
Texten är ett omarbetat utdrag ur Augustin Erbas kommande bok ”Så blir du en bättre journalist (och gladare) – handfasta råd om kreativitet, karriär och kärlek på jobbet”(Norstedts). Boken kan du köpa här —-> Bokus.se
Snabbtips: så håller du mejlboxen/skrivbordet tom(t)
Sådant som ska åtgärdas – för in det i din kalender.
Sådant som inte hör till dig – släng direkt.
Sådant som du inväntar svar på – arkivera.
Sådant som du kan behöva – in i referensarkivet.
Ha förvaringsmetoder som är anpassade till dig.
Lästips om att få saker gjort:
Julie Morgenstern, Organizing From the Inside Out (1998). Ja, du fick detta tips en gång till.
Julie Morgenstern, Never Check E-mail In the Morning: And Other Unexpected Strategies for
Making Your Work Life Work (2005). Uppföljare med ytterligare goda råd.
David Allen, Få det gjort (2007). Innehåller den grundläggande metoden att inte bara skriva
upp saker du vill få gjort, utan också bestämma när.
Francis Wheen, How Mumbo Jumbo Conquered the World (2004). Underhållande och ilsket
bland annat om självhjälpsböcker som påpekar självklarheter. (Detta tips för att du inte ska
tappa bort dig bland alla mina råd.)
Webbplatser: Lifehacker.com, unclutterer.com
Augustin Erbas författarsajt 